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Foire Aux Questions
Hébergement
Où serai-je logé(e) pendant l’événement ?
Une chambre d’hôtel single avec petit-déjeuner inclus vous sera attribuée par l’équipe d’organisation. Les informations détaillées vous seront communiquées quelques semaines avant l’événement. Si vous avez besoin d’une assistance particulière, vous pourrez le préciser dans le formulaire prévu à cet effet.
Quand serai-je informé(e) de l’hôtel qui m’est attribué ?
Les détails relatifs à votre hébergement (nom de l’hôtel, adresse, modalités) vous seront transmis quelques jours avant l’événement.
Comment sont gérées les consommations supplémentaires et les éventuels dégâts ?
Les consommations personnelles ainsi que les éventuels dégâts matériels ne sont pas pris en charge par l’entreprise. Ils restent à votre entière charge et devront être réglés directement auprès de l’hôtel à la fin de votre séjour.
L’hôtel met-il un parking à disposition ?
Les informations concernant le parking (disponibilité, conditions et éventuels frais) seront précisées lors de la communication des détails de votre hébergement.
Les personnes venant en voiture recevront également un e-mail dédié précisant les parkings recommandés, les adresses, ainsi que l’heure à laquelle elles sont attendues et l’heure à laquelle elles pourront prévoir de quitter l’événement.
La présence de la famille est-elle autorisée ?
L’événement étant strictement professionnel, la présence de membres de votre famille ou d’amis n’est pas autorisée.
Quelles dispositions sont prévues pour les personnes à mobilité réduite ?
Nous vous invitons à préciser vos besoins spécifiques dans le formulaire d’inscription afin que nous puissions prévoir un hébergement adapté et vous accompagner au mieux tout au long de votre séjour.
Comment cela se passe-t-il si je suis en couple avec une personne de l’entreprise ?
Si vous êtes en couple avec un(e) collaborateur(trice) participant(e) à l’événement et souhaitez partager une chambre, merci de l’indiquer dans le formulaire d’inscription. Votre demande sera étudiée par l’équipe d’organisation.
Workshops et plénières
Comment proposer et animer un workshop ou une plénière ?
Pour proposer un workshop ou une plénière, nous vous invitons à compléter le formulaire d’appel à communications via le lien ci-dessous.
> CALL FOR PAPERS BECOME A SPEAKER
L’ensemble des propositions sera ensuite étudié par le comité d’organisation. Une réponse vous sera communiquée, qu’elle soit positive ou négative, après la phase de sélection.
Quand serai-je informé(e) de la validation de mon sujet pour le congrès ?
Les résultats de l’appel à communications seront communiqués quelques semaines après la clôture des candidatures. Vous serez informé(e) par e-mail de la décision concernant votre proposition.
Comment et quand puis-je m’inscrire aux workshops et aux plénières ?
Les inscriptions ouvriront quelques semaines avant l’événement. Elles devront être effectuées via le lien dédié que vous recevrez par e-mail.
La participation à un workshop permet-elle d’obtenir des crédits de formation ?
Cela dépend de la réglementation en vigueur dans votre pays. Nous vous invitons à vous rapprocher de votre service RH pour connaître les modalités de reconnaissance et de validation éventuelles.
Dans quelles langues les workshops et les plénières sont-ils traduits ?
L’ensemble des workshops et des plénières est traduit simultanément en français et en anglais.
Si je ne parle ni français ni anglais, puis-je tout de même animer un workshop ?
L’animation d’un workshop ou d’une plénière nécessite impérativement la maîtrise du français ou de l’anglais afin de garantir la qualité des échanges et de la traduction simultanée. Les propositions dans d’autres langues ne pourront malheureusement pas être retenues.
Existe-t-il un template officiel pour les workshops et les plénières ?
Oui. Un template de présentation officiel vous sera transmis une fois votre sujet validé. Son utilisation est obligatoire afin d’assurer une cohérence visuelle et éditoriale entre toutes les sessions.
Quelles sont les règles et bonnes pratiques pour les présentations en plénière ?
Les intervenants en plénière s’engagent à :
- utiliser exclusivement le template de présentation fourni,
- transmettre leur présentation finale XX jours avant l’événement,
- se présenter en régie XX minutes avant le début de leur session afin de procéder aux tests techniques nécessaires.
Ces consignes sont essentielles pour garantir le bon déroulement des sessions.
Où pourrai-je retrouver les contenus des workshops et plénières après le congrès ?
Vous pouvez d’ores et déjà consulter les contenus des deux premières éditions d’Excellence In Motion sur la plateforme Eqwal Education.
Les contenus (replays et supports, selon les sessions) d’Excellence In Motion 3 seront mis à disposition après l’événement.
Transports
Quand recevrai-je mes billets d’avion ?
Vos billets d’avion vous seront transmis 2 semaines avant l’événement. Ils vous seront envoyés par e-mail et seront également disponibles au téléchargement dans l’application Excellence In Motion.
Puis-je choisir mon siège dans l’avion ?
Non. Pour des raisons d’organisation et de gestion des réservations de groupe, il n’est pas possible de choisir son siège à l’avance.
Puis-je voyager avec mon/ma conjoint(e) ou ma famille ?
L’événement étant strictement professionnel, l’entreprise ne prend pas en charge les déplacements des conjoints ou des membres de la famille ne faisant pas partie du groupe.
Il ne sera donc pas possible de demander une modification de place dans l’avion ou une organisation spécifique pour ce motif.
Ai-je droit à un bagage en soute ?
Les conditions de bagages dépendent du type de vol :
- Vols transatlantiques : les bagages en soute sont autorisés.
- Vols européens : seuls les bagages cabine sont autorisés, les bagages en soute ne le sont pas.
Est-il possible d’arriver plus tôt ou de repartir plus tard que les dates prévues ?
Les dates de voyage sont définies par l’organisation de l’événement et ne peuvent pas être modifiées pour convenance personnelle. Toute demande particulière devra faire l’objet d’une étude spécifique par l’équipe d’organisation et pourra être refusée.
En cas de problème de santé, puis-je demander une catégorie de voyage plus confortable ?
Oui. Si vous avez un besoin spécifique lié à un problème de santé, merci de le signaler dans le formulaire d’inscription. L’équipe d’organisation étudiera votre situation afin de vous accompagner au mieux dans l’organisation de votre déplacement.
Puis-je voyager dans une autre catégorie en ajoutant un complément financier ?
Non. Afin de faciliter l’organisation et d’assurer une équité entre les participants, il n’est pas possible de choisir une autre classe de voyage pour les déplacements vers Deauville, même avec un complément financier.
Puis-je acheter moi-même mon billet et demander un remboursement à l’entreprise ?
Non. Pour des raisons d’organisation, de coordination et de sécurité, l’ensemble des transports est géré exclusivement par l’équipe d’organisation. Les billets achetés à titre individuel ne pourront pas faire l’objet d’un remboursement.
Mon passeport arrive à expiration prochainement, puis-je tout de même voyager ?
Il ne sera pas possible de voyager avec une pièce d’identité expirée. Nous vous demandons de vérifier que votre passeport ou votre carte d’identité est valide et le restera pendant toute la durée du déplacement.
Dans certains pays, une durée de validité minimale après la date de retour peut être exigée.
Si votre document d’identité est en cours de renouvellement, merci de nous l’indiquer dans le formulaire d’inscription. Vous pourrez nous en faire parvenir la copie par e-mail dans un second temps.
Quels documents sont nécessaires pour voyager ?
Les documents requis (carte d’identité, passeport, visa éventuel) dépendent de votre pays de départ et de votre nationalité.
Il vous appartient de vérifier les formalités nécessaires et de vous assurer que vos documents de voyage sont conformes aux exigences en vigueur.
Soirée
Comment sont prises en compte les restrictions et spécificités alimentaires ?
Lors de votre inscription, un champ dédié vous permet d’indiquer vos restrictions et spécificités alimentaires (allergies, régimes particuliers, convictions, etc.). Ces informations seront prises en compte par l’équipe d’organisation et les prestataires dans la mesure du possible.
Quelle est la tenue vestimentaire recommandée ?
Le dress code est Business Casual pour l’ensemble de l’événement, y compris pour la Nuit des Partenaires.
Pour la Soirée de Gala, une tenue Chic est demandée. Nous vous recommandons de ne pas porter de talons aiguilles (certaines surfaces peuvent être peu adaptées) et de prévoir un gilet ou un châle.
Vous pouvez retrouver l’ensemble des informations pratiques ici : Informations Pratiques.
Comment se rendre à la soirée ?
Les déplacements vers le lieu de la soirée du mardi soir sont assurés par des bus mis à disposition par l’organisation.
Les horaires et points de départ seront communiqués en amont de l’événement.
Ces informations seront également disponibles dans l’application, avec une notification envoyée avant la soirée, puis un rappel environ 10 minutes avant le départ des bus.
Puis-je inviter un(e) ami(e) ou un membre de ma famille à la soirée ?
L’événement étant strictement professionnel, la participation est réservée aux personnes inscrites, aux exposants et aux partenaires. Les membres de la famille, amis ou toute autre personne extérieure au groupe ne peuvent pas assister à l’évènement dans sa globalité.
Centre des Congrès
Des salles de réunion sont-elles disponibles sur place ?
Lors de votre inscription, un champ dédié vous permet d’indiquer vos restrictions et spécificités alimentaires (allergies, régimes particuliers, convictions, etc.). Ces informations seront prises en compte par l’équipe d’organisation et les prestataires dans la mesure du possible.
Comment se rendre au Palais des Congrès ?
La majorité des hôtels se situe à distance pédestre du Palais des Congrès.
Pour les hébergements plus éloignés, des navettes seront mises à disposition aux horaires clés de l’événement. Les informations pratiques seront communiquées avant le congrès.
Partenaires
Quand la liste des partenaires sera-t-elle disponible ?
La liste des partenaires sera mise en ligne sur le site internet Excellence In Motion dans la rubrique partenaires 3 mois avant l’événement.